Muy a menudo una mala gestión del tiempo nos produce estrés y, a largo plazo, puede favorecer el burnout. Utilizamos expresiones como «el día debería tener más horas» o nos preguntamos: «¿Adónde va a parar el tiempo?».
La respuesta a las siguientes preguntas puede darte una pista sobre cómo gestionas tu tiempo: ¿Al empezar el día, sabes cuáles son los objetivos más urgentes a alcanzar? ¿Llevas el trabajo al día? ¿Tu lugar de trabajo está ordenado? ¿Delegas tareas? ¿Acostumbras a negarte a hacer favores cuando tienes mucho trabajo? Si has respondido mayoritariamente que no, sigue leyendo y descubre qué son los ladrones de tiempo.
Ladrones de tiempo
Los llamados ‘ladrones de tiempo’ son un gran enemigo de la gestión eficaz del tiempo, y fruto de mucho cansancio y estrés. Los hay de dos tipos: internos y que responden a características personales de cada profesional (dispersión, perfeccionismo, no saber delegar ni priorizar, no tener un plan diario de trabajo, no tener claros los objetivos o no saber decir «no»); y externos y que dependen del entorno (imprevistos, crisis, reuniones demasiado largas, interrupciones, etcétera). Para aprender a gestionar mejor el tiempo y no acabar exhaustos, debemos aprender a combatir cada uno de estos ladrones. Y para ello, necesitamos ser organizados y adquirir unos hábitos concretos. Si lo logramos, eliminaremos la sensación de estar desbordados continuamente, y, además, tendremos más tiempo para realizar nuestras tareas.
Claves para una buena gestión del tiempo
- Despide el perfeccionismo: Ello te ahorrará mucho tiempo, el que hasta ahora dedicabas a los detalles más pequeños. Y es que, si somos demasiado meticulosos, siempre nos parecerá que lo que hacemos se puede mejorar y le dedicaremos más tiempo del estrictamente necesario.
- Di «no», sé asertivo: Si cuando el volumen de trabajo que tenemos ya nos supera, pero sin embargo aceptamos más tareas, lo único que conseguimos es echarnos encima todavía más presión. Por ello es muy importante que aprendamos a negarnos a peticiones que nos supongan un problema. Al principio nos costará adaptarnos a este gran cambio, y también a nuestros compañeros, pero al final todos lo interiorizaremos como un hábito y evitaremos que los demás abusen de nuestro tiempo.
- Evitar interrupciones: En ocasiones perdemos mucho tiempo atendiendo a los demás: llamadas, e-mail, whatsapp, etc. Es bueno plantearse si realmente es necesario derrochar tanto tiempo en ello, o si bien algunas veces podríamos recortar tiempo o incluso ignorar estas interrupciones.
- Limita las reuniones: Las reuniones son necesarias y muy comunes. Pero en muchas ocasiones se alargan más de lo previsto. Para aprovechar mejor el tiempo, es importante limitarse a tratar los temas establecidos en el orden del día prefijados previamente, establecer un tiempo máximo de duración del encuentro o reducir el número de participantes a los estrictamente necesarios.
- Ten un plan de trabajo diario: Apuntar los objetivos reales de cada día nos ayudará a organizarnos mejor, porque estableceremos prioridades entre las distintas tareas a realizar y le asignaremos a cada una de ellas un tiempo máximo. Además, es importante tener en cuenta qué tareas son más urgentes y necesarias para abordarlas en primer lugar y evitar estrés innecesario.
- Deja un margen para imprevistos: Las cosas no siempre salen como esperamos, por eso lo más recomendable es dejar un margen de tiempo de un 10-20% para las tareas complejas. Ello evitará nervios en el último momento o si se presenta alguna crisis.
- Incluye tiempo de descanso: En esta planificación también hemos de prever los descansos. Varios estudios reflejan que son más eficaces los descansos cortos y continuos que pocas paradas de larga duración. Un descanso de 10 minutos cada hora y media es preferible a uno de media hora cada cuatro horas, porque, aunque nos pueda parecer que perdemos el tiempo, despejamos la mente y afrontamos cada nueva tarea con más energía y, por lo tanto, aumenta nuestro rendimiento. Además, es recomendable conocer cuáles son nuestros momentos más productivos (ya que no tenemos la misma capacidad a lo largo del día) para aprovecharlos y hacer las tareas más arduas.
- No pospongas las tareas más duras: A menudo tendemos a dejar para otro momento aquellas tareas que nos disgustan más, lo que nos genera una inquietud constante, ya que en todo momento somos conscientes de que debemos hacerlo y todavía no hemos empezado. ¿No sería mejor sacárnoslo de encima cuanto antes? Si a primera hora solucionamos lo más arduo, lo que queda de jornada será mucho más agradable.
- De una en una: Si realizamos más de una tara a la vez es muy posible que nos dispersemos y que perdamos mucha energía. Siempre es más efectivo hacer solamente una tarea a la vez (focalizar) y no empezar la segunda hasta no haber acabado la primera.
- Sé ordenado: Tener cada cosa en su sitio nos puede ahorrar mucho tiempo, ya que no lo perderemos buscando aquello que necesitamos para trabajar. No importa que pasemos tiempo ordenando, es una pérdida menor que el estrés que genera no encontrar lo que se busca.
- Trabaja con lo necesario: Antes de meternos de lleno en una tarea, debemos asegurarnos que tenemos a mano todo el material necesario. Así evitaremos levantarnos continuamente para buscarlo y lograremos no perder la concentración.
Organizar el tiempo también incluye reservar un rato de tiempo libre cada día para dedicarlo a lo que más nos guste: actividades culturales, deporte, amigos… Estas actividades nos ayudan a desconectar, a relajarnos y, en consecuencia, a aumentar nuestro rendimiento
Decir no cuando hay que decir no
Por miedo a caer mal o porque nos sentimos culpables, a veces nos cuesta negarnos a hacer un favor o a poner límites. En el terreno profesional, no ser capaces de decir «no» puede acarrearnos muchos problemas, porque puede llevarnos a aceptar trabajos y responsabilidades que no nos corresponden y, en consecuencia, generarnos altos niveles de estrés. Debemos aprender a negarnos, pero esto no significa que podamos hacerlo de forma despectiva o agresiva. La mejor negación es la que se hace agradablemente, como por ejemplo con un «lo siento, me encantaría ayudarte, pero ahora mismo me es imposible».
Pasos para la negación asertiva
Si quieres aprender a poner límites sin sentirte culpable, sigue las siguientes estrategias y aprende a negarte de forma respetuosa y efectiva.
- Cuando recibas una petición que no te parezca razonable, niégate. Para evitar sentirte mal, repitete que tú tienes los mismos derechos que los demás, y que nunca podrás caerle bien a todo el mundo.
- No tienes que dar explicaciones de tu negativa, a no ser que tú lo consideres oportuno. No hace falta que des excusas, porque no estás haciendo nada incorrecto.
- Si no tienes claro si quieres dar una respuesta positiva o negativa a la petición que te han hecho, tómate tu tiempo, pide un aplazamiento para responder. Por ejemplo: «Me lo pienso, y te digo algo».
- En caso de que ante tu negativa el interlocutor insiste, repite una y otra vez tu negativa de forma clara y tranquila (técnica del disco rayado).
Aprender a decir «no» de manera asertiva es esencial para evitar el agotamiento y el estrés en el ámbito profesional
Conclusión
Identificar y combatir los ‘ladrones de tiempo’, tanto internos como externos, nos permitirá ser más productivos y evitar sentirnos desbordados en el trabajo. Adoptar hábitos como la planificación diaria, aprender a decir «no», evitar interrupciones e incluir descansos y tiempo para actividades recreativas es esencial para mantener un equilibrio mental saludable y aprovechar al máximo nuestro día sin sacrificar nuestro bienestar.
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