La gestión eficiente del tiempo es una habilidad crucial para alcanzar objetivos y metas profesionales, lograr el éxito y mantenerse productivo.
Sin embargo, el 82% de las personas no siguen un sistema de gestión del tiempo.
En una encuesta llevada a cabo por las empresas Development Academy y Acuity Training se comprobó que el 33% de las personas gestiona su tiempo haciendo una “lista de tareas pendientes”; el 25%, hace lo que le parece “más importante” y el 24%, prioriza “según van entrando en el correo”.
Pero en una sociedad como la actual, en la que las demandas son cada vez más exigentes, los plazos más justos y los distractores más frecuentes, estos sistemas no son eficaces.
En este artículo vamos a ver en qué consiste la gestión del tiempo, qué beneficios aporta y qué herramientas podemos utilizar para obtener mejores resultados.
Porque una gestión del tiempo eficiente puede determinar el éxito de nuestra carrera profesional y condicionar el equilibrio de nuestra vida personal.
Definición y evolución
La gestión del tiempo es fundamental en la vida profesional y personal. Implica la planificación y organización consciente de las actividades diarias para maximizar la eficiencia y la productividad.
Se basa en la habilidad de priorizar tareas, establecer objetivos y crear un equilibrio entre el trabajo y el ocio, sin comprometer el bienestar.
Inicialmente, los estudios científicos estaban orientados a la gestión del tiempo a nivel industrial, pero con el paso de los años, se han desarrollado diversas teorías y herramientas para mejorar su uso en otros ámbitos.
«La gestión del tiempo no tiene como objetivo hacer más cosas, sino hacer las cosas correctas en el momento correcto»
(Tracy Brian)
Las metodologías para el control del tiempo no solo aumentan la eficiencia, sino que también reducen el estrés y mejoran la satisfacción de cada persona en todas las áreas de la vida.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión del tiempo?
El informe de Timewatch “Estadísticas de gestión del tiempo”, muestra los beneficios que obtienen las personas que incorporan criterios de gestión del tiempo en sus vidas:
- Reduce el estrés laboral (91%)
- Aumenta la productividad (90%)
- Mejora la concentración en las tareas (86%)
- Ayuda a tomar decisiones (83%)
- Contribuye a la concreción de objetivos de forma más rápida (84%)
- Aumenta la confianza en el trabajo (82%)
- Mejora las relaciones en el entorno laboral (72%)
No obstante, la principal ventaja de la gestión eficaz del tiempo es la disposición para establecer, de forma idónea, las prioridades en el día, de manera de hacer espacio para el descanso y el cuidado personal.
Una gestión efectiva del tiempo permite a las personas cumplir con sus compromisos y responsabilidades, mientras se aseguran momentos de descanso y ocio
Por otro lado, la gestión del tiempo no solo beneficia a la persona que la practica, sino que también tiene un impacto positivo en su entorno.
En el ámbito laboral, una buena gestión del tiempo es esencial para el rendimiento de los empleados y la rentabilidad de la empresa, ya que permite realizar más tareas en menos tiempo y con mejor calidad.
Esto se traduce en una reducción de costos, mejora del clima organizacional y satisfacción del cliente.
¿Ahorrar tiempo o gestionar el tiempo?
No debemos confundir el ahorro del tiempo con la gestión del mismo.
La diferencia radica en el enfoque y las acciones específicas que cada uno implica.
‘Ahorrar tiempo’ se refiere a realización de actividades y/o tareas de la forma más rápida posible, sin que necesariamente ello implique la eficiencia o la eficacia.
El propósito de ahorrar tiempo es disminuir la cantidad de tiempo que se dedica a una tarea o actividad específica
Por otro lado, ‘gestionar el tiempo’ es un concepto más amplio que no solo abarca el ahorro del tiempo, sino la optimización de los procesos con el fin de incrementar la productividad, eficacia y eficiencia.
Gestionar el tiempo involucra planificar y organizar el tiempo para poder completar más actividades de forma óptima
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Estrategias de gestión del tiempo
Para lograr el uso consciente y eficiente del tiempo se puede recurrir a diversas estrategias. Algunas muy populares son:
- La técnica Pomodoro. Consiste en dividir el tiempo en fragmentos de 25 minutos de actividad, a lo que sigue 5 minutos de descanso, y con un descanso algo mayor cada 4 pomodoros.
- El sistema GTD (Getting Things Done) o Consiguiendo hacer las cosas. Consiste en hacer las tareas pequeñas lo más rápido posible, y en dividir los trabajos mayores en pequeñas partes que se ejecutarán a la mayor celeridad.
- To-do list o to-don’t list. Es una lista de tareas, pero con evidentes ventajas respecto a las listas en papel. Permite ordenar y priorizar el trabajo, reordenar sin reescribir, cambiar prioridades, agregar descripciones, fijar fechas de entrega, crear recordatorios y notificaciones, y hacer más de una lista a la vez.
- Regla 80/20. Técnica basada en el principio de Pareto. Se trata de identificar diariamente las tareas de mayor impacto y centrarse en ellas, pues se considera que el 80% de las tareas se pueden hacer en el 20% del tiempo, y que el 20% de las tareas restantes consumirán el 80% de tiempo.
- Bloqueo de tiempo. Técnica que consiste en una planificación exhaustiva de la semana laboral. Se divide cada jornada en bloques pequeños, especificando el tiempo que se va a dedicar a responder llamadas o e-mails, estudiar, planificar estrategias, descansar, etc.
- Horas de máxima concentración. Técnica que aprovecha los ciclos ultradianos, es decir, los períodos en los que el cerebro tiene más energía y mayor capacidad de concentración para abordar los trabajos más complejos. Estos ciclos, que tienen una duración de 90 minutos, varían según cada sujeto, por lo que requiere que la persona conozca su propio reloj interno.
- La matriz de Eisenhower. Técnica que ayuda a clasificar las tareas según su urgencia e importancia.
Modelo psicológico para administrar el tiempo
La matriz de Eisenhower es considerada el modelo ideal para cualquier persona o empleado que quiera aprender a administrar su tiempo; permite centrarse en lo que realmente importa y evitar procrastinar en actividades que no contribuyen al logro de las metas.
¿Cómo trabajar con ella?
1. Describir todas las tareas: se debe hacer una lista de todo lo que se necesita hacer.
2. Ordenar cada tarea, de acuerdo a su importancia y urgencia, en los siguientes cuadrantes:
- Urgente e importante (cuadrante 1): aquellas que hay que realizar de inmediato.
- Importante, pero no urgente (cuadrante 2): se pueden programar para hacer más adelante.
- Urgente pero no importante (cuadrante 3): se pueden delegar a terceros.
- Ni urgente ni importante (cuadrante 4): se pueden descartar o eliminar.
3. Dar preferencia a las tareas en el cuadrante 1 y programar un tiempo para las del cuadrante 2.
4. Delegar o eliminar las tareas de los cuadrantes 3 y 4, siempre que sea posible.
5. Revisar y ajustar la matriz con regularidad para reflejar cambios en las prioridades o incluir nuevas tareas.
Herramientas clave para optimizar la gestión del tiempo
Para administrar mejor el tiempo y aumentar nuestra productividad, podemos apoyarnos en herramientas tecnológicas.
Actualmente hay muchas disponibles y con diferentes funcionalidades. Permiten: planificar, organizar, hacer seguimiento, colaborar con otros, etc.
Es importante elegir aquella o aquellas herramientas que mejor se ajusten a nuestras necesidades.
Algunas de las herramientas más usadas son:
Toggl plan: Proporciona una visión general de los planes del equipo, lo que permite controlar el progreso y responder con facilidad y rapidez a los cambios. Además, crea una hoja de ruta visual que fomenta una mejor colaboración.
Click Up: Permite a los usuarios individuales o equipos de cualquier tamaño administrar el tiempo de manera más eficiente, colaborar de manera más inteligente y reunir todo el trabajo en un solo lugar. Tiene funciones para mantenerse al día, alcanzar los objetivos y monitorear las actualizaciones del proyecto.
Rescue Time: Es una aplicación que se ejecuta en segundo plano en una computadora o dispositivo móvil y envía informes semanales para mostrar dónde estás pasando el tiempo. Puede limitar el acceso a ciertos sitios que cree que te hacen perder el tiempo o configurar alertas que aparecen cuando se alcanza un límite autoimpuesto.
Trello: Permite crear tarjetas detalladas con las tareas que se desean completar o asignar a otra persona de su equipo. Cada tarea debe iniciarse y completarse a medida que se comienza. Cada tarjeta de tarea también se puede mover por el tablero de esta herramienta.
Clockify: Es un controlador de tiempo gratuito para equipos. Contiene una planilla de horarios que permite realizar un seguimiento de las horas de trabajo en todos los proyectos.
Los distractores: ladrones de tiempo
Portada del libro «Cómo recuperar la capacidad de atención» de la Dra. Gloria Mark.
Las herramientas tecnológicas no serán suficiente si no evitamos los distractores.
Los distractores son uno de los grandes enemigos de la concentración y el trabajo bien hecho. Según la experta, Gloria Mark, “se necesitan 25 minutos para que nuestra atención vuelva a una tarea después de una interrupción”.
“Nos interrumpimos a nosotros mismos más de lo que somos interrumpidos”
(Gloria Mark)
El teléfono, los whatsapp, el correo electrónico, las notificaciones de las redes sociales, alarmas, calendarios, las búsquedas inacabables en internet, las interrupciones de los compañeros de trabajo o el ruido son los distractores más frecuentes.
Algunas ideas para evitar las distracciones y mantenerte enfocado en tu trabajo:
- Descolgar el teléfono fijo o activar el modo “no molestar”.
- Activar el modo avión del teléfono móvil, silenciarlo sin vibración y bocabajo.
- No abusar de las notificaciones del calendario. Solo aquellas verdaderamente importantes.
- Silenciar las notificaciones durante el horario de trabajo.
- Aislarte mediante auriculares o escuchando música suave.
- Aplicar una extensión de bloqueo de sitios web en el navegador.
- Establecer límites para las interrupciones. Pide a las personas de tu entorno que respeten tus momentos de concentración, aunque solo te pidan un minuto, ¡tú necesitarás 25 para volver a concentrarte!
- Si trabajas con más personas, establecer un ambiente saludable de trabajo en el que no impere el ruido.
Además, hemos de tener en cuenta que aprender a gestionar el tiempo implica un cambio de mentalidad que requiere dedicación y práctica.
También es importante:
- establecer prioridades claras,
- tomar descansos regulares para mantener la energía y el foco,
- evitar la multitarea
- y revisar los métodos escogidos regularmente para validar que se ajustan a nuestras necesidades.
Conclusión
La gestión del tiempo es imprescindible no solo para ser más eficientes laboralmente, sino también para encontrar un equilibrio saludable entre la profesión y la vida personal.
Afortunadamente, existen múltiples estrategias y recursos que nos pueden ayudar a racionalizar este recurso tan preciado como limitado como es el tiempo.
Adquirir el hábito de controlar el tiempo requiere cierto esfuerzo por nuestra parte, pero vale la pena, pues de ello no solo depende nuestro éxito profesional, sino también nuestro equilibrio personal.
Recursos adicionales
Blog: El canasto. Artículos, podcast y vídeos para mejorar la gestión del tiempo y la productividad. https://canasto.es/
Libro: Gestión el tiempo. En busca de la eficacia. Guillermo Ballenato. Ediciones Pirámide.
Vídeo: Cómo gestionar tu tiempo / matriz de prioridades Eisenhowe / urgente e importante Sánchez, Peter (26 junio 2020). https://www.youtube.com/watch?v=4LHG_hZDpFI
Vídeo: Técnica poderosa de productividad! – Técnica Pomodoro – animado. Ser – Hacer mejor (22 septiembre 2017). https://www.youtube.com/watch?v=3D0-l2O5k8Y
Vídeo: 5 Técnicas para la Gestión del Tiempo en Menos de 5 Minutos. Día Productivo (11 jun 2023). https://www.youtube.com/watch?v=2vXB24qZeIs&t=48s
Fuentes:
Asana. (2024). La Matriz de Eisenhower: cómo priorizar tu lista de tareas pendientes. https://asana.com/es/resources/eisenhower-matrix
Clockify. (2021). Estadísticas de gestión del tiempo. https://clockify.me/es/estadisticas-de-gestion-del-tiempo
Evernote. Las horas más y menos productivas del día https://evernote.com/es-es/blog/las-horas-mas-y-menos-productivas-del-dia
Gestión del tiempo. (2024, 5 de marzo). Wikipedia, La enciclopedia libre. Fecha de consulta: 15:29, marzo 5, 2024 desde https://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Gesti%C3%B3n_del_tiempo&oldid=158621413.
Timewatch. (2022). Estadísticas de gestión del tiempo. https://www.timewatch.com/blog/time-management-statistics-in-2022/
Tracy, B. (2012). Tráguese ese sapo: 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional. https://www.emprendices.co/combatiendo-la-procrastinacion/
